Máte CRM, fakturáciu aj tabuľky, no stav zákazky sa stále zisťuje telefonátom. Pred vývojom ďalšieho systému zistite, kde presne vzniká medzera: v nastavení, v prenose údajov alebo v procese, ktorý žiadny nástroj nepokrýva.
Jednu zákazku prejdite od začiatku do konca
Modelový príklad: obchodník prijme zákazku do CRM, technik ju pripraví v tabuľke a fakturácia čaká na e-mail o dokončení. Zákazníkovi nikto nevie povedať termín bez toho, aby kontaktoval technika.
Nakreslite, kde vzniká každý údaj a kto ho potrebuje ďalej. Ak termín existuje, ale neprejde z tabuľky do CRM, prvou otázkou je integrácia. Ak termín nikto neeviduje, najprv potrebujete pravidlo procesu.
Najprv využite to, čo už platíte
Overte dostupné polia, stavy, oprávnenia a automatizácie existujúceho nástroja. Chýbajúci prehľad môže vyriešiť správne nastavený pohľad alebo formulár, nie nový softvér.
Spíšte presné obmedzenie: napríklad zákazka potrebuje viac zariadení, každé s vlastnou históriou servisu, ale súčasný nástroj pozná iba jeden spoločný stav. Takéto zadanie sa dá posúdiť oveľa lepšie než „chceme lepšie CRM“.
Vlastný systém nemusí nahradiť všetko
Ak je problém iba v technickej príprave zákazky, môžete doplniť samostatný modul. Obchod ostane v CRM, doklady vo fakturácii a nový nástroj pokryje konfiguráciu, odovzdanie či servis.
Dohodnite identifikátor zákazky a miesto, kde sa údaje menia. Vlastný modul bez väzieb môže vytvoriť ďalšiu tabuľku, iba s krajším rozhraním.
Do ceny patrí aj život po spustení
Porovnávajte celý spôsob používania: licencie, konfiguráciu, migráciu údajov, integrácie, podporu a budúce úpravy. Pri vlastnom softvéri musí byť jasné aj vlastníctvo kódu, prístupy a postup pri zmene dodávateľa.
Vývoj je vhodný vtedy, keď dôležité požiadavky neviete rozumne pokryť existujúcim riešením a máte človeka, ktorý vie rozhodovať o procese. Bez neho sa aj malé zadanie môže meniť pri každej porade.
Pilot nech má jeden overiteľný výsledok
Začnite napríklad jedným typom zákazky: od schválenej ponuky po odovzdanie technikovi. Otestujte ho na anonymizovaných údajoch a dohodnite, ktoré situácie ostanú mimo pilotu.
Úspech môže znamenať, že zodpovedná osoba vidí aktuálny stav bez telefonátu a údaje nemusí zadávať druhýkrát. Najprv overte tento výsledok; ďalšie moduly pridávajte až podľa reálneho používania.